Per rendere un webinar veramente efficace al 100% della sua potenzialità occorre tener conto di alcuni fattori fondamentali.

Disporre di validi e interessanti contenuti è fondamentale, ma questo non potrà garantire una grande affluenza all’evento in programma: il fattore principale da considerare è la scelta del momento più adatto per organizzare il webinar.

Tipicamente, un webinar è un evento “aperto” a larga partecipazione; le aspettative degli organizzatori saranno quindi quelle di coinvolgere un numero di potenziali partecipanti che sia il più vasto possibile. Va per contro considerato che un numero rilevante di potenziali partecipanti potrebbe rinunciare a partecipare solo perché la data e l’orario del webinar sono stati programmati in modo non ottimale.

Come ovviare a questo inconveniente? Individuando con precisione il profilo del target di riferimento. Identificare a chi è rivolto il webinar permette di programmare su misura l’evento sia in termini di contenuti, sia nella data e orario, in modo che raggiunga gli obiettivi attesi.

Se il pubblico che parteciperà al webinar è internazionale, sarà necessario considerare attentamente i rispettivi fusi orari. L’approccio migliore è analizzare le informazioni dei potenziali partecipanti, dando la priorità ai gruppi più rilevanti di partecipanti ma al tempo stesso trovando una soluzione accettabile per tutti.

Ad esempio, fissare l’appuntamento all’ora di pranzo non è mai una buona idea, perché abbasserà drasticamente il tasso di partecipazione. Prima di scegliere data e orario, è necessario prestare attenzione ai dati demografici dei partecipanti: inizio e fine settimana sono da escludere nel modo più tassativo (il lunedì è generalmente la giornata più impegnativa, mentre il venerdì si andrebbe incontro ad un rischio potenziale di deconcentrazione dei partecipanti. La scelta giusta è quella di scegliere un giorno infrasettimanale (martedì, mercoledì o giovedì).

Una considerazione a parte per il weekend. Il sabato e la domenica possono essere giornate efficaci per organizzare un webinar? La risposta è sì, a condizione che sia stata preventivamente rilevata dagli organizzatori una specifica disponibilità da parte dei soggetti interessati. Se l’evento in programma è riservato ad un gruppo ristretto, è possibile anche far compilare un questionario in cui si richiede di indicare data e orario preferiti.

Carolina Sanguinetti

Autore Carolina Sanguinetti

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